より誠意を伝えたいときに

企業との連絡は電話やメールが主流ですが、作成に一手間かかる手紙は、より一層相手に誠意を伝えることができます。また、履歴書などの書類を企業に送付する際、書類だけを送るのではなく、「よろしくお願いします」という気持ちを込めた送付状を添えて送りましょう。

手紙を送付する場面と注意点

手紙は下記のような場面で送ると効果的です。

●入社案内などの書類請求 ●入社案内など書類が届いた際のお礼 ●会社訪問、OB・OG訪問の依頼
●会社訪問、OB・OG訪問のお礼 ●面接試験など選考後のお礼 など

この中でも、お礼に関する内容は特に早めに送付するようにしましょう。会社訪問などのお礼については、その当日に送付準備をし、翌日には投函するようにしましょう。もし忙しくて準備が遅くなったとしても、2〜3日中には必ず投函しましょう。

手紙の書き方

ここでは実際の手紙の文例を紹介します。下記のような内容で、便せん(ハガキでも可)に手書きで書きます。文例は縦書きですが、横書きでも問題ありません。また書く際には、にじまないように万年筆ではなく黒のボールペンを使いましょう。書き間違えた場合、修正液は使用せず、必ず始めから書き直しましょう。下記の文例はあくまでも参考程度とし、場面や状況に合わせて内容を考えるようにしましょう。

手紙の書き方
【1】頭語

手紙の冒頭に記載する言葉。頭語と結語の組み合わせは決まっており、頭語が「拝啓」の場合、結語は「敬具」となります。

【2】前文

本題に入る前に、時候の挨拶や相手の様子を尋ねる文章を記載しましょう。時候の挨拶はその月によって変わりますので注意しましょう。

時候の挨拶例
●1月:初春の候
●3月:早春の候
●5月:新緑の候
●7月:盛夏の候
●9月:初秋の候
●11月:晩秋の候
●2月:晩冬の候
●4月:春暖の候
●6月:初夏の候
●8月:残暑の候
●10月:秋涼の候
●12月:初冬の候
【3】主文

相手に伝えたい用件を記載しましょう。簡潔に分かりやすく書くことがポイントです。

【4】末文

結びの挨拶やお礼の文章を記載しましょう。

【5】結語

手紙の終わりに書く言葉。頭語に対応した言葉を記載しましょう。

書類を送る際は必ず送付状を付ける

履歴書や成績証明書など、就職活動中に企業から書類の提出を求められる場面があります。
その際は書類だけを送るのではなく、必ず送付状を添えて送りましょう。

送付状の書き方

送付状の書き方
【1】書類を送付した旨を記載する

上記「手紙の書き方」のポイントをしっかり押さえ、書類を送付した旨を記載しましょう。

【2】説明会や選考などの感想を伝える

説明会や選考に参加した後に書類を送付する場合は、感想なども書いておくと良いでしょう。

【3】送付書類の内容を記載する

箇条書きで送付書類の内容を記載しましょう。

ハガキ・封筒の表書き

ハガキ・封筒の表書き
【1】個人宛なら「様」、部署宛なら「御中」を

ハガキの場合はすべて表面に宛名、送り先の住所、自分の氏名、自分の住所、大学名を記載しましょう。封筒の場合、自分の氏名、自分の住所、大学名、送付日は裏面に記載します。

宛名は、個人名まで分かっている場合は「○○様」と記載。部署名までの場合は「○○御中」と記載しましょう。

【2】正式名称を記載

例えば「株式会社」を「(株)」のように記載することや、住所や自分の大学名や所属学部などを略して記載することはマナー違反ですので、気をつけましょう。

※企業からもらった返信用ハガキ・封筒の宛名に「〜行」と記載されている場合は、必ず「行」の上に二重線を引き、その横に「様」や「御中」と記載しましょう。